Im Vertrieb herrscht oft ein Druck auf den Mitarbeitern. Jedes Jahr werden noch höhere Umsatzziele gesetzt, die es zu erreichen gilt. Man soll immer mehr Umsatz mit weniger Zeit und weniger Aufwand erreichen. Effiziente Digitalisierung ist dabei der Schlüssel, weil sie viele manuelle und zeitaufwendige Tätigkeiten unseres Teams schneller und besser erledigen lässt.
Doch die praktische Umsetzung ist nicht ganz so einfach. Sales Tools und digitale Hilfsmittel für den Vertrieb gibt es nämlich wie Sand am Meer. Die richtigen davon auszuwählen, die zum eigenen Produkt, der eigenen Sales Pipeline und unseren Kunden passen, ist dabei eine der schwierigsten Aufgaben. Um euch diese Aufgabe zu erleichtern, stellen wir hier einige der gängigsten und brauchbarsten digitalen Tools vor, die euch dabei helfen werden, dauerhaft und planbar neue Kunden zu gewinnen.
CRM Software
Die vermutlich meistgenutzte digitale Unterstützung für den Vertrieb sind Customer-Relationship-Management (CRM) Softwarelösungen. Wie der Name bereits vermuten lässt, soll das Programm vorwiegend dabei helfen bessere Kundenbeziehungen aufzubauen. Die Programme helfen dem Vertriebsmitarbeiter unter anderem dabei, indem sie viele kleinere Aufgaben aus dem Vertriebsalltag in eine verbesserte Ordnung bringen.
Erinnerungen für wichtige Kundentermine oder Folgegespräche können erzeugt werden. Persönliche wie berufliche Daten von Kunden lassen sich speichern und im Idealfall auch leicht abrufen, um einen besseren Überblick zu haben. Richtig eingesetzt, hat man damit fast keine Möglichkeit mehr derartige Details zu vergessen oder zu übersehen. Durch diese und weitere Features kann das CRM System zu einem Unterstützer im Alltag werden. In der LinkedIn State of Sales Umfrage aus 2021 gaben 68% der Vertriebler an, dass deren CRM ihnen dabei hilft, mehr Deals abzuschließen.
Bei einer effizienten Leadgenerierung, kann das CRM auch automatisch mit neuen Leads gefüllt werden, um die “aktive Vertriebszeit” (Zeit, die man mit Kundenkontakt verbringt) der Mitarbeiter zu erhöhen um damit mehr Verkaufschancen zu generieren. Der einzelne Mitarbeiter hat mit einem gut geführten CRM System stets die aktuellen Aufgaben im Überblick und viele davon lassen sich auch zumindest teilweise durch die Software automatisieren.
In der Praxis sind CRM-Systeme aber nicht nur für Vertriebsmitarbeiter, sondern vor allem auch für Vertriebsmanager interessant. Denn damit lässt sich vor allem bei großen Sales Teams von 20 Personen und mehr schnell überprüfen, ob und wie gut die Aufgaben im Team erledigt werden, ob die Leads nachbearbeitet werden usw. Viele der Systeme lassen damit auch auf einen Blick sehen, wie die aktuellen Zahlen sind, wie die Sales Pipeline aufgebaut ist, wie gut sie abgearbeitet wird, und noch eine Vielzahl von weiteren Analysemethoden. Damit sind die Systeme für die Steuerung und auch die operative Umsetzung des Vertriebs sehr nützlich und helfen dabei, neue Kunden zu gewinnen, aber auch bestehende Kundenbeziehungen zu verbessern.
CRM Systeme in der Praxis
Damit ein CRM-System richtig funktioniert und man in den Genuss all dieser Vorteile kommt, muss es richtig gepflegt werden. Die Software kann nur so hilfreich sein, wie die Daten, die darin enthalten sind. Die Pflege sämtlicher Daten auf wiederkehrender Basis, um stets alles aktuell im Überblick zu haben, kann dabei aber enorm viel Zeit kosten. Um sich die Zeit durch die Vorteile des Programms zu sparen, muss man also vorher viel Zeit investieren, um auch alles im System auf dem aktuellen Stand zu haben. Sehr oft verbringt man dadurch viel Zeit mit der Pflege der Daten, anstatt im direkten Kundenkontakt – eine kontraproduktive Entwicklung für den Vertrieb.
Besonders bei der Umstellung von Vertrieb ohne CRM auf ein CRM System können bei der Transformation in einen digitalen Vertriebsprozess dadurch immer wieder Probleme entstehen. Auch bei all den wundersamen Features, die einem angeboten werden – CRM Systeme sind kein automatischer Gewinn.
Beispiele für CRM-Systeme:
Salesforce.com ist mit seinen zahlreichen technischen Features die erste Wahl für Konzerne und große Vertriebsteams. Pipedrive hingegen ist eine übersichtlichere Lösung, die dafür aber weniger Features besitzt. Dieser Anbieter ist reduziert auf das Wesentliche und damit besser geeignet für kleine Vertriebsteams und KMUs, die ihren Vertrieb digitaler machen wollen.
Unter den zahlreichen Anbietern gibt es auch viele veraltete und schlechte CRM Systeme, die unübersichtlich sind und viel Zeit kosten, anstatt dabei zu helfen neue Kunden zu erreichen. SAP CRM ist beispielsweise eine der bekanntesten Lösungen am Markt, die gerne von Konzernen eingesetzt wird, aber bei den Vertriebsmitarbeitern aufgrund der enormen Komplexität und Unübersichtlichkeit Alpträume erzeugt. Nur weil ein CRM-System teurer ist, ist es auf keinen Fall besser.
Sales Intelligence & Outreach
Unter diesem Überbegriff versteht sich ein breites Angebot an verschiedensten Tools, die dabei helfen sollen, mögliche Kunden zu finden, zu identifizieren und besser zu verstehen.
Die Programme helfen auch, konkrete Kontaktdaten zu finden, die richtigen Ansprechpartner zu definieren und bereiten für die Zielgruppe relevante Informationen vor, um diese im Kundengespräch besser nutzen zu können. Die Programme analysieren dabei allerlei “digitalen Fußspuren”, Einkaufskriterien, Browserverhalten und andere Daten der jeweiligen Zielgruppe.
Damit soll die Sales Pipeline befüllt werden und die Aktivitäten des einzelnen Vertriebsmitarbeiters sollen zielgerichteter werden. Dadurch wird die Zeit besser genutzt für die richtigen Kundenkontakte und es wird weniger Zeit damit verschwendet, eine breite Auswahl an potenziellen Kontakten ungefiltert anzusprechen. In Europa ist man durch diverse Datenschutzbestimmungen leider immer wieder eingeschränkt beim Einsatz dieser Tools. Vor allem im deutschsprachigen Markt haben wir mit der DSGVO viele Schranken im Weg beim Einsatz dieser sonst sehr hilfreichen Technologie.
Die Schwierigkeit besteht bei diesen Tools vor allem darin, das richtige für das eigene Unternehmen und den eigenen Vertriebsprozess auszuwählen. Es gibt eine schier endlose Auswahl an Sales Intelligence Lösungen, die noch dazu ständig um neue Lösungen ergänzt werden. Die meisten davon versprechen eine sofortige Lösung aller typischen Probleme im Vertrieb. In der Praxis sind diese jedoch nicht immer für jeden Einsatz in jedem Markt und bei jedem Produkt geeignet.
Beispiel für Sales Intelligence: Datanyze
Datanyze ist eines der Tools, die vor allem am Beginn der Sales Pipeline nützlich sind. Mit Hilfe des Programms lassen sich in sehr kurzer Zeit hochwertige Leads generieren, vor allem für den B2B Bereich. Unser Team kann Firmen nach deren Potenzial, Größe und vielen weiteren Kriterien sortieren und somit die bestmöglichen Chancen finden. Datanyze hilft auch dabei, den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen zu finden und die entsprechende E-Mail Adresse der Person. Im B2B Bereich ist das Telefonieren und E-Mailen durch mehrere Abteilungen, um die richtige Ansprechperson zu identifizieren, einer der größten Zeitfresser im Vertrieb. Besonders für diese Fälle kann das Tool sehr hilfreich sein und den Zeitaufwand drastisch reduzieren.
Die Plattform verfügt auch über eine Salesforce Integration und kann somit direkt mit dem CRM System verbunden werden. Damit ist der Vertrieb immer up to date und kann automatisch und dauerhaft mit neuen Leads versorgt werden. Über die Reports kann man mit Datanyze auch täglich eine Analyse darüber erhalten, welche Webseiten bzw. Unternehmen eine neue Software installiert haben oder begonnen haben, einen Service zu nutzen. IT-Firmen können damit tagesaktuell wissen, wo sich potenzielle neue Kundenkontakte ergeben oder ab wann jemand ein Produkt der Konkurrenz nutzt.
Würden Sie nicht auch gerne wissen, wann ein potenzieller Kunde bei einem Ihrem Konkurrenten gekauft hat?
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Marketing Automation
Nach CRM Systemen ist Marketing Automation Software die wohl am zweitmeisten genutzte Version von digitalen Tools im Vertrieb. Besonders in Unternehmen die vermehrt mit digitalem Marketing arbeiten, oder viel Wert auf deren Präsenz in digitalen Plattformen und sozialen Medien legen, sind diese Tools ein Muss. Vieles davon funktioniert auch als Erweiterung des CRM Systems oder integriert sich mit anderen Tools aus dem Bereich Sales Intelligence, Sales Acceleration, etc.
Manche der Systeme haben auch wieder eigene Datenanalysen und KPIs die gemessen werden. Auch in diesem Fall sollte daher genau auf den Bedarf im eigenen Vertriebsprozess geachtet werden um sicherzustellen, dass man nicht doppelt für einen Service bezahlt.
Die Hauptaufgabe dieser Systeme ist eine bessere Steuerung und Koordination von Marketingaktivitäten inklusive deren Automatisierung. Damit können beispielsweise Social Media Postings, das E-Mail Marketing oder auch die Lead Generierung einfacher und übersichtlicher gestaltet werden. Besonders bei großen Datenbanken von Kunden oder einer Vielzahl von immer wieder neuen Kontakten ist dies hilfreich, um den Überblick zu behalten. Auch bei der Steuerung der Marketingaktivitäten über mehrere Kanäle verliert man als Marketing Manager schnell den Überblick. Diese Tools helfen einem genau dabei den Überblick zu behalten und liefern in Echtzeit Daten über die aktuelle Performance für die Entscheidungsfindung.
Das wohl wichtigste Feature an Marketing Automation ist, dass bei richtigem Einsatz diese Tools dabei helfen können, Vertrieb und Marketing besser miteinander zu vernetzen. Die Bedürfnisse von beiden Abteilungen können in Echtzeit geändert werden und man kann unterstützend an den gemeinsamen Zielen arbeiten. In vielen Unternehmen arbeiten Vertrieb und Marketing nämlich gegeneinander oder schieben sich die Schuld zu bei Fehlern – im digitalen Zeitalter kann dies eine fatale Angewohhnheit sein, welche die Performance immens schwächt.
Über die Erweiterung von Account Based Marketing (ABM) Technologie lassen sich mit diesen Tools auf eine Zielgruppe oder ein Kundensegment personalisierte Marketingkampagnen erstellen, mit der man sich auf die profitabelsten und besten Kundengruppen im Markt konzentrieren kann.
Marketing Automation in der Praxis:
Bei diesen Tools sind die jeweiligen Schnittstellen und Integrationen mit bestehender Systeme oft ein entscheidender Punkt. Nur dann, wenn alle aktuellen Marketingkampagnen sich damit auch abbilden und integrieren lassen, kann das Potenzial eines solchen Systems auch wirklich ausgeschöpft werden.
Bekannte Anbieter wie Marketo Engagement sind dabei führend am Markt, wobei es eine große Menge kleinerer Anbieter gibt. Das richtige Programm zu finden für das eigene Produkt und den eigenen Vertrieb kann schnell zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen werden.
Sales Acceleration
Vor allem im B2B Bereich für komplexe Produkte, die lange Verkaufszyklen von 1 Jahr und teils sogar darüber hinaus haben, sind Sales Accelerator Programme eine große Hilfe. Das Ziel dieser Tools ist es, den Verkaufszyklus kürzer zu gestalten, oder alternativ dabei zu helfen gleichzeitig an einer Vielzahl von Deals zu arbeiten.
Einige der Hauptfeatures ist es auch monotone Arbeiten zu automatisieren und dabei zu helfen den Vertriebsprozess besser zu organisieren, sofern dies möglich ist. Einige der Lösungen überschneiden sich daher auch mit CRM Systemen oder Sales Enablement Software, ebenfalls einer Kategorie von digitalen Tools die dabei helfen sollen mehr Effizienz und Effektivität in den Vertriebsprozess zu bringen. Viele der “Sales Acceleration” Systeme haben daher auch Funktionen von anderen Tools. In diesen Fällen ist es besonders wichtig auf Überschneidungen zu achten, damit man nicht mehrfach für die gleichen Features bezahlt.
Die Lösungen können von relativ simpler Tracking-Software für E-Mail Sendungen reichen, bis hin zu komplexeren Services wie vorhersehende Analysetools, die anhand von selbstlernenden Algorithmen die größtmöglichen Verkaufschancen aufzeigen. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn die bloße Geschwindigkeit im Vertriebsprozess zu erhöhen, wenn dieser nicht vorher optimiert wurde, kann auch zu mehr Problemen führen anstatt zu besserer Performance und neuen Kunden. Anbieter wie Salesloft.com oder Outreach.io zählen dabei zu den bekanntesten Lösungen am Markt.
Beispiel für Sales Acceleration: DiscoverOrg
Mit DiscoverOrg lassen sich schnell neue, potenzielle Kunden und Leads identifizieren. Der Hauptunterschied von diesem Tool zu anderen ist, dass es ein eigenes Team hat, welches nur die Einträge in der Datenbank kontaktiert und die Informationen regelmäßig updated. Damit sind die Daten auf dieser Plattform immer möglichst aktuell.
Je nach Suchprofil können Informationen über Märkte, Unternehmen, Trigger Events wie Installation einer bestimmten Software, Kontaktinformationen oder andere Kriterien eingegeben werden, die für unseren Vertrieb das ideale Kundenprofil sind. DiscoverOrg lässt sich mit mehreren CRM Systemen integrieren und hat sogar eine Browser Erweiterung die man installieren kann.
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CPQ Software und CPQ-E
Viele Produkte werden nicht einfach für die Masse hergestellt, sondern sind Maßanfertigungen für den jeweiligen Kunden. Besonders in B2B Branchen wie Maschinenbau kann das bloße Erstellen eines maßgeschneiderten Angebots für einen Kunden aufgrund der hohen Komplexität des Produktes und zahlreichen dabei vorhandenen Konfigurationsmöglichkeiten schnell eine sehr zeitintensive Aufgabe werden. Vertriebsmitarbeiter in diesen Branchen sind oft bis zu 70-80% ihrer Zeit mit dem Kalkulieren und Erstellen von Angeboten beschäftigt.
Für Vertriebsmitarbeiter ist dies mehr als nur ein Klotz am Bein – denn für den eigentlichen Kundenkontakt bleibt kaum mehr Zeit. Vor allem große Unternehmen haben oft tausende von Varianten, Ausstattungsmerkmalen und Optionen in deren Produkten. Als Mensch bei solchen Datenmengen den Überblick zu behalten ist eine fast unmögliche Aufgabe, vor allem wenn sich das Inventar jedes Jahr ändert oder erweitert. Viele der Ausstattungsvarianten schließen auch andere wieder aus, oder lassen sich nur bedingt miteinander kombinieren, wodurch die Komplexität für die Erstellung eines Angebots noch höher wird. Durch die zahlreichen Möglichkeiten, Fehler beim Angebot zu machen, entstehen auch viele Reklamationsfälle, die den Unternehmen viel Geld kosten können.
Die Lösung nennt sich CPQ (Configure-Price-Quote) Software. Es handelt sich um ein Programm, das auf digitaler Ebene das gesamte Inventar abbildet und daraus ein Angebot erstellen lässt.
Entscheidend ist dabei die Oberfläche und die Bedienung für das jeweilige Produkt. Viele dieser Tools können aus einer komplexen Masse an Daten eine relativ selbsterklärende Maske bauen, mit der selbst ein neuer Mitarbeiter fehlerfrei kalkulieren und Angebote erstellen kann. Die Software kann dabei den Vertriebler Schritt für Schritt durch den Prozess führen. Die eigentliche Herausforderung ist der technische Aufbau hinter der Software und die Digitalisierung der eigenen Produktkalkulation. Idealerweise sind auch die komplette Warenwirtschaft ebenfalls vollständig digital und auch damit verbunden.
Die Erweiterung davon ist CPQ-E Software, sprich Configure-Price-Quote & Engineering. Dies ist die state-of-the-art Lösung für Produktionsbetriebe. Die Software erstellt nicht nur ein Angebot, sondern bezieht auch gleich alle technisch relevanten Faktoren wie statische Werte, maximale Belastbarkeit der Teile, etc. mit ein.
Richtig umgesetzt, wird damit die technische Abklärung beim Erstellen von Produkten Unternehmens überflüssig. In den meisten Fällen müssen dafür aber auch alle verbauten Teile in 3D Objekten vorher abgebildet sein mit allen hinterlegten Eigenschaften, bevor eine solche Lösung angedacht werden kann.
Der dafür notwendige Arbeitsaufwand kann gewaltig sein. Idealerweise ist die Produktion auch entsprechend mit Maschinen ausgestattet, welche die 3D Daten bereits verarbeiten können. Dies setzt viel Automatisierung voraus, um die Software tatsächlich wie vorgesehen einsetzen zu können. Zwar ist dies alles sehr hilfreich für den Vertrieb und das Unternehmen, die Kosten können dabei jedoch schnell explodieren.
CPQ In der Praxis
Auch in diesem Fall ist die Auswahl der Anbieter am Markt überwältigend. Besonders CPQ Software lässt sich auf den ersten Blick kaum voneinander unterscheiden, dabei können die tatsächlichen technischen Möglichkeiten einzelner Programme enorme Differenzen aufweisen. Aufgrund der hohen Kosten und des enormen Aufwandes ist ein späterer Wechsel des Systems in der Praxis kaum mehr möglich. Selbst wenn ein Wechsel durchgeführt wird, ist dieser mit so hohen Kosten verbunden, dass er selten Sinn ergibt. Viele Unternehmen finden sich deshalb quasi gefangen in ihren CPQ Systemen, selbst wenn sich später herausstellt, dass dieses System nicht für die Anforderungen geeignet ist. Achten Sie deshalb hier besonders gut darauf, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden!
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CPQ selbst gewinnt noch keine Kunden, sondern hilft nur dabei, mehr Angebote fehlerfrei zu erstellen und ist daher vor allem für komplexe Produkte geeignet. Bei Produktionsbetrieben muss jedoch ebenfalls sichergestellt werden, dass man auch die entsprechenden Produktionskapazitäten zur Verfügung hat. Doppelt so viele Angebote zu versenden und somit den Vertriebsprozess zu verkürzen ist eine Sache. Doppelt so viele Produkte mit entsprechender Qualität auch fertigen zu können ist darauffolgend die nächste Herausforderung. Nicht selten entsteht dabei ein Domino Effekt an Investitionen:
- Der optimierte Vertriebsprozess bringt mehr Leads ins Unternehmen, um diese zu bearbeiten braucht es eine bessere Basis für die Angebotslegung.
- Die CPQ Software erlaubt in minutenschnelle fehlerfreie Angebot zu erstellen, diese müssen aber produziert werden. Dazu braucht es mehr Automatisierung in der Produktion, neue Roboter, etc.
- Die neuen Maschinen fertigen schneller, nun muss die Logistik dies beliefern können.
Also müssen neue Investitionen in die Logistik getätigt werden, etc.
Von allen digitalen Tools für den Vertrieb, ist CPQ sicherlich das umfangreichste. Besonders bei CPQ-E mit den nötigen 3D Daten kann der Aufwand enorm sein und die notwendige Investition ist schnell 7-stellig. Um eine solche Software voll umfänglich und gewinnbringend nutzen zu können, müssen vorher viele Details im Unternehmen optimiert werden um auch mit der Skalierung der einzelnen Unternehmensbereiche mitzuhalten. Ansonsten können sich durch die Software auch bestehende Probleme verstärken und vermehren, weshalb bei der Umsetzung vorsicht geboten ist.
